Kestävä TKI: Lappilaiset kehittämässä kestäviä hankintoja

Vuonna 2023 julkiset hankinnat olivat Suomessa yli 45 miljardia euroa (Valtiokonttori, 2024). Julkiset hankinnat onkin tunnistettu yhdeksi keskeiseksi välineeksi, jonka avulla voidaan edistää kestävää kehitystä (Euroopan komissio, 2021). Suoran taloudellisen vaikutuksen lisäksi ne ohjaavat epäsuorasti markkinoilla olevaa tarjontaa. Kestävyyden näkökulmasta jälkimmäinen, epäsuora vaikutus voi olla jopa edellistä merkityksellisempi.

Julkishallinnon roolia kestävyysmuutoksen ohjaajana peräänkuulutetaan nyt kipeämmin kuin koskaan. Se, miten kestävyysajattelu käytännössä muuttaa tapaa, jolla organisaatiot toimivat entistä resurssiviisaammin ja oikeudenmukaisemmin, hakee kuitenkin vielä muotoaan. Julkiset hankinnat nousevat uutisiksi usein silloin, kun ne jollain tavalla epäonnistuvat.  Koronapandemia nosti julkiset hankinnat yhteiskunnallisen keskustelun ytimeen (c.f. Di Mauro et al., 2024).  Epäonnistuneet maskihankinnat osoittivat, millainen merkitys julkisella hankintatoimella ja –osaamisella on julkisten varojen käytössä. Uutisjournalismi jätti kuitenkin huomiotta sen, että valtaosa julkisista hankinnoista on onnistuneita ja kehitystyötä tehdään koko ajan.

Ammattikorkeakoulut ovat yhdistäneet voimansa siinä, miten toimintoja ohjataan kohti kestävän kehityksen tavoitteita. Tämä yhteinen tahtotila puettiin syksyllä 2023 Arenen kestävän kehityksen ja vastuullisuuden ohjelman muotoon ja jaettiin edelleen kahteentoista kriteeriin. Kriteerien tarkoituksena on ohjata erityisesti TKI-työtä, mutta niistä on johdettavissa periaatteita myös useisiin eri toimintoihin, kuten hankintoihin.

Tässä artikkelissa tutustumme siihen, miten ammattikorkeakoulut huomioivat vastuullisuuden osana hankintojaan. Kestävien hankintojen kehittäminen on samalla käytännön esimerkki siitä, miten Arenen ohjelman kestävyyskriteeriä, taloudellista vastuullisuutta, toteutetaan arjen työssä. Vaikka artikkeli keskittyykin AMK-sektoriin, on siitä poimittavissa työkaluja, joilla mikä tahansa julkinen organisaatio voivat integroida vastuullisuuden osaksi hankintaprosessejaan.

Elämää kestävyyshaasteiden keskellä

OECD:n tutkimusten mukaan julkisten hankintojen keskittäminen vähentää kustannuksia noin neljäsosalla (OECD, 2019). Yksistään Suomen julkisten hankintojen osalta tämä laskennallinen säästö nousee miljardeihin. Suomalainen hankintaosaaminen on keskimäärin erinomaisella tasolla. Se, mikä ajoittain puuttuu, on rohkeus uudistaa menettelytapoja.

Vastuullinen hankintapolitiikka tarkoittaa, että kilpailutuksessa otetaan huomioon tuotteen tai palvelun ekologinen, sosiaalinen ja taloudellinen kestävyys koko sen elinkaaren ajalta. Vastuullisesti toteutettu hankinta vaatii pelkkää hintavertailua laajempaa katsantoa. Tarkastelu ulotetaan tuotantoketjujen eettisyyteen, sosiaaliseen vaikuttavuuteen ja eettiseen taloudenpitoon. Vastuullisesti toteutetulla hankinnalla tavoitellaan omaa etua laajempaa vaikuttavuutta markkinoilla. Hankintalaki sallii tähän useita vaihtoehtoisia toimintatapoja, mutta miten saada organisaatiot ottamaan ne käyttöön?

Kestävyyshaasteet ja hankintojen voima

On arvioitu, että yksi hankinnoissa säästetty euro vastaa jopa kuutta euroa liikevaihdossa. Suhdeluku osoittaa hankintojen merkityksen koko organisaation tuloksenteon näkökulmasta. Harvemmin kuitenkin kuulee puhuttavan siitä, kuinka paljon itse kilpailutus maksaa tai miten kilpailuttaa niin, että tarkastelu kattaisi koko tuotteen tai palvelun elinkaaren taikka synnyttäisi uusia, kestäviä innovaatioita markkinoille. Perinteinen hankinta, jossa tavoitellaan pelkkää kustannustehokkuutta, ei hahmota tätä kompleksista tarjoajan tai tarjonnan dynamiikkaa.

Tarkasteltaessa hankintojen eettisiä periaatteita, on hyvä muistaa, että kotimarkkinoillamme on muihin maihin verrattuna hankintoja rajoittavia erityispiirteitä. Erityisesti pohjoisessa Suomessa saatujen tarjousten määrä on usein huomattavan alhainen. Epävarmemmissa markkinatilanteissa tarjouksia ei välttämättä saada lainkaan. Tuore hallitusohjelma velvoittaa tällaisissa tilanteissa uusimaan kilpailutuksen. Tulos ei välttämättä tällä keinoin muutu. Jatkuvien uusintakierrosten sijaan tulisikin pohtia, miten koko hankintaprosessi voidaan hoitaa kestävästi ja markkinoita tukien. Tällainen lähestymistapa paitsi luo perustaa kumppanuuksille, myös lisää julkisen sektorin houkuttelevuutta asiakkaana.

Kumppanuuksia arvostava hankintatoimi lähtee liikkeelle siitä, että hankinnat nähdään keinona heijastaa organisaation arvoperustaa. Tällöin hankinnat nähdään strategisena valintana. Sen jälkeen, kun hankintojen strateginen luonne on tunnistettu, on aika siirtyä tekoihin. Hankintojen arki vaatii jatkuvaa, rehellistä tarkastelua omaa toimintaa ja eettisiä periaatteita kohtaan. On uskallettava kysyä, mitä teemme hankintojen osalta oikein ja missä voisimme olla vielä parempia?

Viestinnällä on tärkeä rooli siinä, miten arvoperusta siirtyy arjen valintoihin. Asian nostaminen esiin riittävän usein ja eri yhteyksissä varmistaa sen, että koko organisaatiolla on yhteinen suunta ja näkemys siihen, mitkä periaatteet ohjaavat hankintojen käytänteitä. Ensimmäinen askel hankintaosaamisen organisatoriseen kehittämiseen onkin hankintojen puheeksi ottaminen arjessa; mikä merkitys tekemilläni ostoilla on koko organisaatiolle ja laajemmin koko alueelle?

Hankinnat Lapin ammattikorkeakoulussa

Lapin ammattikorkeakoululla on vahva tahtotila toimia kestävien hankintojen edelläkävijänä. Vuonna 2023 vahvistettu vastuullisuusohjelma ohjaa strategiatyössä koko organisaatiota tarkastelemaan hankintastrategiaansa uusin silmin. Alueellisena toimijana Lapin ammattikorkeakoulun 16 M€ vuosittaisilla hankinnoilla on iso merkitys alueen tuotteiden ja palveluiden tarjontaan. Konserniyhteistyössä Lapin yliopiston kanssa hankintojen yhteissumma nousee 34 M€ vuositasolle.

Lapin korkeakoulukonserni on keskittänyt hankintatoimensa yhteen palveluyksikköön. Keskitetty hankintatoimi mahdollistaa kilpailutettujen hankintojen sopimusaikaisen seurannan. Tukipalvelu auttaa tunnistamaan erilaiset kilpailuolosuhteet ja markkinavaikutukset kilpailutuksissa. Mahdollisten valitusten ja sopimusrikkomusten käsittely vaatii erityistä osaamista, mitä voi olla vaikea saavuttaa hajautetulla mallilla. Keskitetty yksikkö myös arvioi systemaattisesti hankintamallien ja -menettelytapojen soveltuvuutta ja tunnistaa kehittämisen kohteita. Keskitetyn hankintatoimen avulla on voitu optimoida hankintaprosessia ja varmistaa, että hankinnat tukevat organisaation strategisia tavoitteita. Hankintojen tehokkuuden nähdään olevan avainasemassa Lapin ammattikorkeakoulun kestävälle kasvulle tulevaisuudessa.

Lapin ammattikorkeakoulun hankinta-alan ammattilaiset osaavat parhaimmillaan huomioida niin hankintojen kokonaistaloudellisuuden, hankintojen merkityksen kuin strategisen roolin ja sovittaa nämä muuttujat päätöksenteossa toisiinsa sopivin painotuksin. Asiantuntijat osaavat arvioida myös kilpailutuksen kokonaistaloudellisuuden, jotta päätöksissä voidaan ottaa huomioon kaikki hankinnan kustannukset ja hyödyt. Hankinta-alan ammattilaiset tunnistavat myös hankintalain mahdollistamat menetelmät ja osaavat hyödyntää niitä tilanteesta riippuen.

Vaikka tie vastuullisiin hankintoihin on Lapin AMKissa hyvällä alulla, vaatii uuden ajattelutavan siirtäminen jokaisen työntekijän arkeen vielä ponnisteluja. Myös se, miten hankintojen vaikuttavuutta voidaan arvioida, vaatii lisäpohdintaa. Hankintakriteerien mittaamiseen ja seurantaan pitää vielä panostaa, jotta hankintoja ja valintoja tukevia kilpailutuksia voidaan tehdä entistä vankemmin tietoon perustuen. Hankintojen vaikutustenarvioinnin tulisi kyetä vastaisuudessa huomioimaan eri vaikutusten väliset yhteydet ja syy-seuraussuhteet. Tavoitteena on, että yhä useammin päästäisiin tilanteeseen, missä jalanjälki (ympäristövaikutukset, elinkaarikustannukset, laatu) ja sosiaalinen kädenjälki kehittyisivät myönteisesti markkinoille syntyneiden innovaatioiden myötä, ja muutos olisi selvästi todennettavissa.

Selvää on myös se, että hankintatoimi vaatii tulevaisuudessa entistä vankempaa asiantuntemusta ja osaamista. Palveluyksikön on pysyttävä tiiviisti mukana muutoksessa ja sovitettava palvelua muuttuvaan toimintaympäristöön. Lapin AMKin hankintapalvelut ovat omaksuneet erinomaisesti portinvartijan roolin suhteessa hiilineutraaliustavoitteisiin. Selvää on kuitenkin myös se, että entisestään tiukentuva ohjaus ei välttämättä ole kaikille mieleen, eikä konflikteilta tulla välttymään.

Hankinnat kustannussäästöjä ja vastuullisuutta yhdistäen

Lapin ammattikorkeakoulun hankintapolitiikalla pyritään siihen, että saavutettaisiin paras mahdollinen lopputulos. Kilpailuttaminen ei aina ole ainoa – tai edes paras – vaihtoehto. Tilannetta kannattaa arvioida erityisesti silloin kun hankinta jää hankintalain kynnysarvojen alle (pienhankinnat). Hankintojen toteuttaminen neuvottelumenettelyllä tuo esiin useampia ratkaisuehdotuksia. Näistä voidaan myöhemmin yhdistää laadullisesti sopivin paketti. Neuvottelumenettelyllä voidaan myös tukea markkinoiden palvelukehitystyötä. Tietyissä pienhankinnoissa jopa suorahankinta voi olla kokonaistaloudellisin ratkaisu, sillä silloin säästytään kilpailutusprosessin aiheuttamalta resurssi- ja aikaviiveeltä. Huomionarvoista on, että myös pienhankinnoissa tulee aina huomioida hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys.

Lapin AMKin hankintojen hintakehitystä säännellään paitsi kilpailutusmenettelyin, myös erilaisin prosessein ja ohjein. LUC-konsernin hankintapalvelut keräävät systemaattisesti sisäiseltä asiakkaalta eli tilaajalta yksilöintitiedot käsillä olevasta tarpeesta. Tilaajan päätöksentekoa voidaan jo tässä vaiheessa avustaa antamalla tietoa markkinoilla olevien ratkaisujen viitteellisistä vertailuarvoista ja erilaisten hankintamenettelytapojen vaatimista aikajänteistä ja panoksesta. Näin tilaajan ei tarvitse osata hankintatoimen yksityiskohtia määrittääkseen tarvittavaa ratkaisua. Keskitetyt hankintapalvelut tukipalvelutehtävineen ovatkin osa organisatorista, älykästä erikoistumista ja osaamisen johtamista.

Hankintatoimen vastuullisuutta lisää se, että sopimukseen liitetyt haasteet on ratkaistu mahdollisimman yksiselitteisesti jo hankintamenettelyn aikana. Tilattavan tavaran tai palvelun huolellinen määrittely, muotoilu, sopiminen, kirjaaminen ja dokumentoiminen sekä sopimusten toteutumisen seuranta sopimuskauden aikana ovat prosessin onnistumisen kannalta keskeisiä vaiheita. Jos virheellisistä ja vaillinaisista toimituksista johtuvien sanktioiden sopiminen jää puutteelliseksi, on ristiriitatilanteiden ratkaisu vaikeaa. 

Lapin ammattikorkeakoulu huomioi hankintatoimessaan myös sen, mikä on tarjoajan sosiaalinen kädenjälki suhteessa ympäristöönsä. Tarjouksia, jotka polkevat markkinoita, vaarantavat paikallisyhteisöjen hyvinvointia ja terveyttä, ei hyväksytä. Tarkastelu ulotetaan myös siihen, missä palveluissa tarvitaan paikallisosaamista ja mitkä voidaan kilpailuttaa kauempaa. Globaalin turbulenssin aikaansaamat ilmiöt, kuten huoltovarmuuden turvaaminen, ohjaavat osaltaan näitäkin  valintoja.

Edellä esitetyt esimerkit osoittavat, että Lapin AMKissa hankinnat ovat monella tapaa arvokysymyksiä, jotka vaativat tarkkaa harkintaa ja kokonaisvaltaista näkemystä hankintojen strategisesta merkityksestä organisaatiolle ja koko yhteisölle. Hankinnoissa on jatkossa yhä enemmän tasapainoteltava kustannussäästöjen ja vastuullisuuden välillä. Tämä vaatii jatkuvaa kehitystä ja oppimista, systemaattista otetta ja erikoistunutta ammattilaisuutta.

Jokaisella on avain kestävyyshaasteiden ratkaisemiseen omassa toimintaympäristössään

Tämä artikkeli osoittaa, että ollakseen kestäviä, on hankinnoissa huomioitava yhtäaikaisesti taloudellinen, sosiaalinen, ekologinen ja kulttuurinen sekä ajallinen ja alueellinen ulottuvuus. Näistä voidaan kuitenkin painottaa tapauskohtaisesti eri puolia. Ammattikorkeakouluille on asetettu lakisääteinen rooli toimia aluevaikuttajana. Se velvoittaa myös Lapin AMKia kestävien, markkinoita tukevien hankintojen tekemiseen. Etenkin lapin kaltaisilla pienillä markkinoilla tämä vaatii jatkuvaa vuoropuhelua, missä kysyntä ruokkii tarjontaa ja tarjonta kysyntää. Toimiakseen näin, koko ekosysteemin tulee sitoutua vastuullisten hankintojen periaatteisiin.

Meillä lappilaisilla on siihen luonnostaan erityisen hyvät lähtökohdat. 

_ _ _ _

Mirva Juntti, FT, Kehittämispäällikkö, Vastuullisuus, Lapin ammattikorkeakoulu
Marika Tuomela-Pyykkönen, KTM, yliopettaja, Master’s School, Lapin ammattikorkeakoulu
Petri Ronkainen, Insinööri, hankintakoordinaattori, LUC palvelut, Lapin ammattikorkeakoulu

_ _ _ _